Configuración de la gestión de invitados en Brivo Access

Larry Wile Actualizado por Larry Wile

Configuración de la gestión de invitados en Brivo Access

Este artículo describe el proceso de configuración de la solución de administración de invitados después de la habilitación de funciones desde el Portal de socios de Brivo.

Descripción general

Una vez habilitada la gestión de invitados a través del Portal de socios de Brivo, los administradores pueden verificar y configurar fácilmente las configuraciones de gestión de invitados necesarias dentro de Brivo Access.

Si alguna de las configuraciones o páginas descritas a continuación no se puede ver, es posible que no tenga los permisos adecuados en Brivo Access. Comuníquese con el administrador principal para ajustar sus permisos.

Utilización de Guest Management en cuentas con Brivo Smart Home

La gestión de invitados no está disponible en comunidades multifamiliares cuando se utilizan productos Brivo Smart Home o Brivo Smart Home para la solución de gestión de propiedades (PMS). Los usuarios tienen un inicio de sesión y una experiencia de invitado diferentes para Brivo Smart Home.

Un administrador puede habilitar la gestión de invitados en Brivo Access si se cumplen las siguientes condiciones en la cuenta. El cliente tiene la edición Multifamily, utiliza Brivo Smart Home y habilita la gestión de invitados en Brivo Access. Se recomienda no habilitar la gestión de invitados en Brivo Access porque Brivo Access no tiene conocimiento de todos los dispositivos Z Wave que se hayan agregado a través de Brivo Smart Home. Cuando Brivo Smart Home está en uso en una cuenta, no se debe habilitar la gestión de invitados en Access.

Requisitos previos para permisos de administrador

Consulta el artículo Roles de administrador para agregar permisos de invitado.

Los administradores necesitarán varios permisos para gestionar invitados. Los permisos de administrador para invitados incluyen Crear invitado , Eliminar invitado , Ver invitado y Editar invitado. Estos permisos se pueden agregar en la página Roles dentro de Brivo Access.

Permisos de grupo

Para la administración de invitados, se requieren permisos para Ver grupos y Editar grupos . Para fines de configuración, los administradores pueden requerir permisos para Crear grupo y Eliminar grupo .

Permisos de sitio y de usuario

Para configurar grupos que permitan visitantes, los administradores deben tener acceso a Ver usuarios y Editar grupos de usuarios . Los administradores deben tener el permiso correspondiente para acceder al sitio.

Configuración de grupo

La gestión de invitados se puede habilitar en grupos existentes o durante la creación de un nuevo grupo. Hay una nueva configuración de grupo llamada Permitir invitados disponible en Configuración de grupo. Cuando la configuración Permitir invitados está habilitada en un grupo, los usuarios que forman parte de ese grupo pueden invitar a invitados mediante la aplicación Brivo Mobile Pass. Un usuario que sea miembro del grupo tendrá la capacidad de invitar a un invitado con acceso a cualquier dispositivo que forme parte del grupo.

Los usuarios que forman parte de grupos con la configuración Permitir invitados habilitada pueden invitar invitados. La configuración Permitir invitados es la que permite a los usuarios invitar invitados. De forma predeterminada, esta configuración no está habilitada en ningún grupo.

Se recomienda crear nuevos grupos al habilitar la configuración Permitir invitados para asegurarse de tener los dispositivos y usuarios correctos como parte de ese grupo.

Nombre del grupo : al configurar el grupo, es importante nombrarlo apropiadamente, ya que el nombre del grupo se muestra al usuario en el flujo de invitación de invitados en la aplicación Brivo Mobile Pass.

Dispositivos y horarios de dispositivos : al agregar dispositivos, todos ellos deben estar asignados al mismo sitio. Se recomienda utilizar la menor cantidad posible de bloques de horarios por día, ya que este horario se muestra en el flujo de invitación de invitados en la aplicación Brivo Mobile Pass.

Usuarios en grupos : los usuarios deben ser miembros del grupo en el que está habilitada la configuración Permitir invitados para poder invitar a invitados. Una vez habilitada la configuración Permitir invitados , los usuarios verán el ícono de invitación de invitado en la pantalla de inicio de la aplicación Brivo Mobile Pass.

Siga estos sencillos pasos para comenzar con la configuración:

Paso 1: Verifique que la administración de invitados esté habilitada

El revendedor habilita la gestión de invitados en el portal de socios. Siga los pasos a continuación para verificar que la función esté activa en la cuenta.

  1. Inicie sesión en su cuenta de Brivo Access.
  2. Desde la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Usuarios .
  3. Comprueba si la opción Invitados aparece debajo.
    1. Si la opción Invitados está visible, la Administración de invitados está habilitada y está listo para comenzar a configurar los ajustes.
    2. Si no ve la opción Invitados , verifique sus permisos de administrador y asegúrese de tener habilitados los permisos de invitado y grupo correspondientes. Comuníquese con su administrador principal para obtener ayuda. Si tiene los permisos adecuados, comuníquese con su revendedor para confirmar que la función se haya activado.
    3. Una vez verificado, estará listo para configurar grupos de invitados.

Paso 2: Crear nuevos grupos con la configuración Permitir invitados en Brivo Access (recomendado)

  1. Desde la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Usuarios y luego en Grupos .
  2. Haga clic en el botón Crear nuevo grupo .
  3. Introduzca un nombre de grupo para el nuevo grupo de invitados.

SUGERENCIA: Elija un nombre de grupo que informe claramente a los administradores y usuarios sobre qué puertas están asociadas con este grupo, especialmente a aquellos que tienen permiso para invitar a invitados. Estos grupos se muestran a los usuarios de la aplicación Brivo Mobile Pass cuando se invita a invitados. Los nombres de los dispositivos también se mostrarán al usuario.

  1. Marque la casilla Permitir invitados en Configuración de grupo para permitir que los usuarios inviten invitados.

NOTA: Solo los grupos con la opción Permitir invitados seleccionada estarán disponibles para los administradores y usuarios al invitar invitados.

  1. Haga clic en Crear grupo para guardar su configuración.
  2. Repita estos pasos si necesita crear grupos de invitados adicionales.

Si lo desea, seleccione una de las opciones enumeradas:

  1. Marque la casilla de verificación Privilegios de retención de desbloqueo de teclado para permitir que cualquier miembro de este grupo anule un programa de desbloqueo de puerta presentando sus credenciales e ingresando 99#. Para reactivar el programa de desbloqueo de puerta, el miembro del grupo ingresa 00#. Esta opción es válida solo para teclados.
  2. Haga clic en la casilla de verificación Inmune a antipassback si desea que este grupo no se vea afectado por ninguna configuración antipassback vigente.
  3. Seleccione un tiempo de reinicio de antipassback para un antipassback suave o deje el campo en blanco para un antipassback duro.
  4. Haga clic en Excluir del bloqueo para permitir que este grupo esté exento de los efectos de los escenarios de emergencia.
  5. Haga clic en Crear grupo para guardar su configuración.
  6. Repita estos pasos si necesita crear grupos de invitados adicionales.

Paso 2a: Agregar dispositivos a un grupo

  1. Después de crear el grupo y configurar los ajustes deseados, puede asignar dispositivos al grupo.
  2. Seleccione la página Privilegios del dispositivo en el Grupo.
  3. Para ver las puertas y los dispositivos, haga clic en la pestaña Todos los dispositivos . Aparecerán todos los dispositivos. Puede filtrar la lista seleccionando un sitio específico de la lista desplegable. Le mostrará el nombre del sitio , el nombre del dispositivo y los horarios de cada dispositivo. Seleccione solo los dispositivos que estén asignados al mismo sitio cuando la configuración Permitir invitados esté habilitada.
  4. Elija el nivel de acceso del grupo asignando los horarios disponibles a algunas o todas las puertas/dispositivos enumerados.
  5. Una vez hecho esto, haga clic en el botón Guardar cambios en la parte inferior de la página para completar el proceso.

Paso 2b: Asignar usuarios al grupo

  1. Una vez creado el grupo, puedes asignarle usuarios.
  2. Si está utilizando la aplicación móvil Brivo Access, navegue a la sección Usuarios tocando Usuarios en la navegación inferior.
  3. Localiza el usuario que deseas agregar a un grupo y pulsa sobre su nombre.
  4. Toque el ícono Agregar en la sección Grupos para asignarlos al grupo deseado.
  5. Haga clic en Guardar cambios para guardar los cambios.

Paso 2c: Configurar los ajustes del grupo

Dependiendo de sus necesidades, es posible que necesite configurar ajustes específicos para el grupo, como permisos de acceso o configuraciones de notificaciones.

Si está configurando un grupo para una integración específica, es posible que deba seguir pasos adicionales específicos para esa integración, como asegurarse de que los usuarios tengan direcciones de correo electrónico válidas para recibir notificaciones.

Modificar permisos de grupo
  1. Desde la barra de navegación izquierda, haga clic en Usuarios y luego seleccione Grupos .
  2. Seleccione un grupo para editar y luego desplácese hasta la sección Privilegios del dispositivo .
  3. Para cambiar la programación de un dispositivo en el que el grupo tiene permiso, elija una programación en el menú desplegable.

Configurar la opción Permitir invitados en grupos existentes

  1. Desde la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Usuarios y luego en Grupos .
  2. Busque un grupo por nombre y seleccione el grupo en la página de lista de grupos.
  3. Haga clic en Configuración de grupo para el grupo específico y marque la casilla Permitir invitados para permitir que los administradores y usuarios del grupo inviten invitados.

SUGERENCIA: Elija un nombre de grupo que informe claramente a los administradores y usuarios sobre qué puertas están asociadas con este grupo, especialmente aquellos que tienen permiso para invitar invitados.

  1. Haga clic en Guardar cambios para guardar su configuración.

NOTA: Solo los grupos que tengan seleccionada la opción Permitir invitados estarán disponibles para los administradores y usuarios cuando inviten a invitados. Repita estos pasos si necesita crear grupos de invitados adicionales.

Si lo desea, seleccione una de las opciones enumeradas:

  1. Marque la casilla de verificación Privilegios de retención de desbloqueo de teclado para permitir que cualquier miembro de este grupo anule un programa de desbloqueo de puerta presentando sus credenciales e ingresando 99#. Para reactivar el programa de desbloqueo de puerta, el miembro del grupo ingresa 00#. Esta opción es válida solo para teclados.
  2. Haga clic en la casilla de verificación Inmune a antipassback si desea que este grupo no se vea afectado por ninguna configuración antipassback vigente.
  3. Seleccione un tiempo de reinicio de antipassback para un antipassback suave o deje el campo en blanco para un antipassback duro.
  4. Haga clic en Excluir del bloqueo para permitir que este grupo esté exento de los efectos de los escenarios de emergencia.
  5. Haga clic en Guardar cambios para guardar su configuración.

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