Configuration de la gestion des invités dans Brivo Access

Configuration de la gestion des invités dans Brivo Access

Cet article décrit le processus de configuration de la solution de gestion des invités après l'activation des fonctionnalités à partir du portail des partenaires Brivo.

Aperçu

Une fois la gestion des invités activée via le portail partenaire Brivo, les administrateurs peuvent facilement vérifier et configurer les paramètres de gestion des invités nécessaires dans Brivo Access.

Si l'un des paramètres ou l'une des pages décrits ci-dessous n'est pas visible, il se peut que vous ne disposiez pas des autorisations appropriées dans Brivo Access. Contactez l'administrateur principal pour ajuster vos autorisations.

Utilisation de la gestion des invités sur les comptes avec Brivo Smart Home

La gestion des invités n'est pas disponible dans les communautés multifamiliales lorsque les produits Brivo Smart Home ou l'utilisation de Brivo Smart Home pour la solution de gestion immobilière (PMS) passent par là. Les utilisateurs ont une connexion et une expérience d'invité différentes pour Brivo Smart Home.

Un administrateur peut activer la gestion des invités dans Brivo Access si les conditions suivantes existent sur le compte. Le client dispose de l'édition Multifamily, utilise Brivo Smart Home et active la gestion des invités dans Brivo Access. Il est recommandé de ne pas activer la gestion des invités dans Brivo Access, car Brivo Access n'a pas connaissance de tous les appareils Z Wave qui peuvent avoir été ajoutés via Brivo Smart Home. Lorsque Brivo Smart Home est utilisé sur un compte, la gestion des invités dans Access ne doit pas être activée.

Conditions préalables à l'autorisation d'administrateur

Reportez-vous à l’ article Rôles d’administrateur pour ajouter des autorisations d’invité.

Les administrateurs auront besoin de plusieurs autorisations pour gérer les invités. Les autorisations d'administrateur invité incluent Créer un invité , Supprimer un invité , Afficher un invité et Modifier un invité. Ces autorisations peuvent être ajoutées dans la page Rôles de Brivo Access.

Autorisations de groupe

Pour la gestion des invités, les autorisations Afficher les groupes et Modifier les groupes sont requises. À des fins de configuration, les administrateurs peuvent avoir besoin des autorisations Créer un groupe et Supprimer un groupe .

Autorisations du site et des utilisateurs

Pour configurer des groupes afin d'autoriser les visiteurs, les administrateurs doivent avoir accès aux fonctions Afficher les utilisateurs et Modifier les groupes d'utilisateurs . Les administrateurs doivent disposer de l'autorisation appropriée pour accéder au site.

Configuration du groupe

La gestion des invités peut être activée sur des groupes existants ou lors de la création d'un nouveau groupe. Un nouveau paramètre de groupe appelé Autoriser les invités est disponible dans les paramètres de groupe. Lorsque le paramètre Autoriser les invités est activé dans un groupe, les utilisateurs qui font partie de ce groupe peuvent inviter des invités à l'aide de l'application Brivo Mobile Pass. Un utilisateur membre du groupe aura la possibilité d'inviter un invité avec un accès à la porte de n'importe quel appareil faisant partie du groupe.

Les utilisateurs qui font partie de groupes pour lesquels le paramètre Autoriser les invités est activé peuvent inviter des invités. Le paramètre Autoriser les invités permet aux utilisateurs d'inviter des invités. Par défaut, ce paramètre n'est activé sur aucun groupe.

Il est recommandé de créer de nouveaux groupes lors de l'activation du paramètre Autoriser les invités pour vous assurer que vous disposez des appareils et des utilisateurs appropriés dans ce groupe.

Nom du groupe : lors de la configuration du groupe, il est important de nommer le groupe de manière appropriée, car le nom du groupe s'affiche pour l'utilisateur dans le flux d'invitation des invités dans l'application Brivo Mobile Pass.

Appareils et planifications des appareils : lors de l'ajout d'appareils, tous les appareils doivent être mappés sur le même site. Il est recommandé d'utiliser le moins de blocs de planification par jour, car ce planning s'affiche dans le flux d'invitation des invités dans l'application Brivo Mobile Pass.

Utilisateurs dans les groupes : les utilisateurs doivent être membres du groupe dans lequel le paramètre Autoriser les invités est activé pour inviter des invités. Une fois le paramètre Autoriser les invités activé, les utilisateurs remarqueront l'icône d'invitation d'invité sur l'écran d'accueil de l'application Brivo Mobile Pass.

Suivez ces étapes simples pour commencer la configuration :

Étape 1 : Vérifiez que la gestion des invités est activée

La gestion des invités est activée par le revendeur dans le portail partenaire. Suivez les étapes ci-dessous pour vérifier que la fonctionnalité est active sur le compte.

1. Connectez-vous à votre compte Brivo Access.
2. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Utilisateurs .
3. Vérifiez si l’option Invités apparaît en dessous.
   1. Si l'option Invités est visible, la gestion des invités est activée et vous êtes prêt à commencer à configurer les paramètres.
   2. Si vous ne voyez pas l'option Invités , vérifiez vos autorisations d'administrateur pour vous assurer que les autorisations Invité et Groupe appropriées sont activées. Contactez votre administrateur principal pour obtenir de l'aide. Si vous disposez des autorisations appropriées, contactez votre revendeur pour confirmer que la fonctionnalité a été activée.
   3. Une fois vérifié, vous êtes prêt à configurer des groupes d'invités.

Étape 2 : créer de nouveaux groupes avec le paramètre Autoriser les invités dans Brivo Access (recommandé)

1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Utilisateurs puis sur Groupes .
2. Cliquez sur le bouton Créer un nouveau groupe .
3. Saisissez un nom de groupe pour le nouveau groupe d’invités.

CONSEIL : Choisissez un nom de groupe qui informe clairement les administrateurs et les utilisateurs des portes associées à ce groupe, en particulier ceux qui ont l'autorisation d'inviter des invités. Ces groupes sont affichés pour les utilisateurs de l'application Brivo Mobile Pass lors de l'invitation d'invités. Les noms des appareils s'affichent également pour l'utilisateur.

1. Cochez la case Autoriser les invités dans les paramètres du groupe pour permettre aux utilisateurs d'inviter des invités.

REMARQUE : seuls les groupes avec l’option Autoriser les invités sélectionnée seront disponibles pour les administrateurs et les utilisateurs lors de l’invitation d’invités.

1. Cliquez sur Créer un groupe pour enregistrer vos paramètres.
2. Répétez ces étapes si vous devez créer des groupes d’invités supplémentaires.

Si vous le souhaitez, sélectionnez parmi les options répertoriées :

1. Cochez la case Déverrouillage du clavier - Privilèges de maintien pour permettre à tout membre de ce groupe de contourner un horaire de déverrouillage de porte en présentant ses identifiants et en saisissant 99#. Pour réactiver l'horaire de déverrouillage de porte, le membre du groupe saisit 00#. Cette option est valable uniquement pour les claviers.
2. Cochez la case Immunisé contre l'antipassback si vous souhaitez que ce groupe ne soit pas affecté par les paramètres antipassback en place.
3. Sélectionnez un temps de réinitialisation d'antipassback pour l'antipassback logiciel ou laissez le champ vide pour l'antipassback matériel.
4. Cliquez sur Exclure du confinement pour permettre à ce groupe d’être exempté des effets des scénarios d’urgence.
5. Cliquez sur Créer un groupe pour enregistrer vos paramètres.
6. Répétez ces étapes si vous devez créer des groupes d’invités supplémentaires.

Étape 2a : Ajouter des appareils à un groupe

1. Après avoir créé le groupe et configuré les paramètres souhaités, vous pouvez attribuer des appareils au groupe.
2. Sélectionnez la page Privilèges de l’appareil dans le groupe.
3. Pour voir les portes et les appareils, cliquez sur l'onglet Tous les appareils . Tous les appareils s'affichent. Vous pouvez filtrer la liste en choisissant un site spécifique dans la liste déroulante. Le nom du site , le nom de l'appareil et les horaires de chaque appareil s'affichent. Sélectionnez uniquement les appareils qui sont mappés sur le même site lorsque le paramètre Autoriser les invités est activé.
4. Choisissez le niveau d'accès du groupe en attribuant des horaires disponibles à certaines ou à toutes les portes/appareils répertoriés.
5. Une fois terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications en bas de la page pour terminer le processus.

Étape 2b : Affecter des utilisateurs au groupe

1. Une fois le groupe créé, vous pouvez lui attribuer des utilisateurs.
2. Si vous utilisez l'application mobile Brivo Access, accédez à la section Utilisateurs en appuyant sur Utilisateurs dans la navigation inférieure.
3. Localisez l’utilisateur que vous souhaitez ajouter à un groupe et appuyez sur son nom.
4. Appuyez sur l’icône Ajouter dans la section Groupes pour les affecter au groupe souhaité.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour enregistrer vos modifications

Étape 2c : Configurer les paramètres du groupe

Selon vos besoins, vous devrez peut-être configurer des paramètres spécifiques pour le groupe, tels que les autorisations d'accès ou les paramètres de notification.

Si vous configurez un groupe pour une intégration spécifique, vous devrez peut-être suivre des étapes supplémentaires spécifiques à cette intégration, telles que vous assurer que les utilisateurs disposent d'adresses e-mail valides pour les notifications.

Modifier les autorisations du groupe

1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Utilisateurs , puis sélectionnez Groupes .
2. Choisissez un groupe à modifier, puis faites défiler jusqu'à la section Privilèges de l'appareil .
3. Pour modifier la planification d’un appareil sur lequel le groupe est autorisé, choisissez une planification dans la liste déroulante.

Configurer le paramètre Autoriser les invités dans les groupes existants

1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Utilisateurs puis sur Groupes .
2. Recherchez un groupe par nom et sélectionnez le groupe dans la page de liste des groupes.
3. Cliquez sur Paramètres du groupe pour le groupe spécifique, cochez la case Autoriser les invités pour permettre aux administrateurs et aux utilisateurs du groupe d’inviter des invités.

CONSEIL : choisissez un nom de groupe qui informe clairement les administrateurs et les utilisateurs des portes associées à ce groupe, en particulier ceux qui ont l'autorisation d'inviter des invités.

1. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour enregistrer vos paramètres.

REMARQUE : seuls les groupes pour lesquels l'option Autoriser les invités est sélectionnée seront disponibles pour les administrateurs et les utilisateurs lors de l'invitation d'invités. Répétez ces étapes si vous devez créer des groupes d'invités supplémentaires.

Si vous le souhaitez, sélectionnez parmi les options répertoriées :

1. Cochez la case Déverrouillage du clavier - Privilèges de maintien pour permettre à tout membre de ce groupe de contourner un horaire de déverrouillage de porte en présentant ses identifiants et en saisissant 99#. Pour réactiver l'horaire de déverrouillage de porte, le membre du groupe saisit 00#. Cette option est valable uniquement pour les claviers.
2. Cochez la case Immunisé contre l'antipassback si vous souhaitez que ce groupe ne soit pas affecté par les paramètres antipassback en place.
3. Sélectionnez un temps de réinitialisation d'antipassback pour l'antipassback logiciel ou laissez le champ vide pour l'antipassback matériel.
4. Cliquez sur Exclure du confinement pour permettre à ce groupe d’être exempté des effets des scénarios d’urgence.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour enregistrer vos paramètres.