Preguntas frecuentes sobre gestión de huéspedes

Preguntas frecuentes sobre gestión de huéspedes

Este artículo proporciona respuestas a preguntas frecuentes sobre la gestión de huéspedes.

Precios y disponibilidad

¿Cómo puedo adquirir Guest Management?

La gestión de invitados se puede adquirir a través de su distribuidor o representante de ventas directo de Brivo.

¿Dónde está disponible la gestión de huéspedes?

El invitado requiere Brivo Access y está disponible en los países compatibles con Brivo, incluidos EE. UU., Canadá, América Latina y países de la Unión Europea.

Preguntas generales

¿La gestión de huéspedes requiere acceso a Brivo?

Sí, Guest se basa en la plataforma Brivo Access y utiliza la funcionalidad principal de la plataforma.

¿Guest Management es el mismo producto que Brivo Visitor?

No, Brivo Visitor es un quiosco independiente basado en suscripción que permite que un visitante se registre desde un iPad una vez que se encuentra en el establecimiento. Brivo Visitor no incluye la posibilidad de invitar previamente a los visitantes ni de brindarles la posibilidad de acceder a las puertas.

¿Qué permisos se requieren para que un administrador gestione invitados en Brivo Access?

Los administradores necesitarán varios permisos para gestionar invitados. Los permisos de administrador para invitados incluyen Crear invitado , Eliminar invitado , Ver invitado y Editar invitado. Estos permisos se pueden agregar en la página Roles dentro de Brivo Access.

Permisos de grupo

Para la administración de invitados, se requieren permisos para Ver grupos y Editar grupos . Para fines de configuración, los administradores pueden requerir permisos para Crear grupo y Eliminar grupo .

Permisos de sitio y de usuario

Para configurar grupos que permitan visitantes, los administradores deben tener acceso a Ver usuarios y Editar grupos de usuarios . Los administradores deben tener el permiso correspondiente para acceder al sitio.

¿Cómo invito a un invitado?

Los administradores invitan a los invitados mediante Brivo Access (web). Un administrador navega hasta el menú Invitado ubicado en el menú de navegación izquierdo, debajo de Usuarios. Desde el menú Invitado, el administrador selecciona el botón Agregar invitado. La función de invitado actualmente no está disponible en la aplicación móvil Brivo Access para administradores.

Los usuarios invitan a invitados mediante la aplicación Brivo Mobile Pass con un teléfono inteligente iPhone o Android. Los usuarios deben ser miembros del grupo que tenga habilitada la configuración Permitir invitados para invitar a invitados. En la pantalla de inicio de la aplicación Brivo Mobile Pass, el ícono de invitación de invitado se muestra en la parte superior derecha del menú. El usuario selecciona el ícono de Invitar invitado para iniciar el proceso de invitación.

¿Quién puede gestionar invitados?

Los administradores con los permisos adecuados pueden ver y eliminar invitados activos desde el Panel de administración de invitados en Brivo Access. Los administradores pueden ver y eliminar cualquier invitado, ya sea que lo haya creado un usuario u otro administrador.

Los usuarios solo pueden eliminar sus propios invitados activos utilizando la aplicación Brivo Mobile Pass.

Una vez que un administrador o un usuario elimina a un invitado, este se elimina del sistema y se libera la credencial del código PIN. Los invitados existentes no se pueden editar.

¿Cómo elimino invitados?

Los administradores con los permisos adecuados pueden eliminar invitados desde el Panel de invitados en Brivo Access. Un administrador con los permisos adecuados navega a la página Invitado en Brivo Access. El administrador selecciona Usuarios y luego Invitado en la navegación izquierda. Desde la página Invitados, el administrador ubica al invitado y selecciona Ver para abrir los detalles del invitado. Desde los detalles del invitado, el administrador puede eliminar a cualquier invitado, incluidos los invitados de otros usuarios.

Los usuarios solo pueden eliminar a los invitados que hayan invitado. Para eliminar a los invitados, el usuario abre la aplicación Brivo Mobile Pass en su teléfono inteligente y selecciona el ícono de invitación de invitado. Una vez seleccionado, el usuario llega a la página Mis invitados . En Mis invitados , se muestran todos los invitados activos que el usuario creó. Para eliminar a un invitado, el usuario lo selecciona de la página y selecciona el botón Eliminar invitado .

¿Cómo reciben los invitados su invitación previa del administrador o usuario?

Los invitados creados por un administrador mediante Brivo Access (web) recibirán una invitación por correo electrónico con el código PIN, el nombre del anfitrión y la fecha y hora de la cita cuando el código PIN esté activo. Los administradores no tienen acceso para ver el código PIN.

Los invitados creados por un usuario que utilice Brivo Mobile Pass (aplicación) recibirán una invitación compartida desde el teléfono inteligente del usuario. Los usuarios pueden compartir el código PIN mediante las opciones para compartir del teléfono inteligente a través de mensajes de texto (SMS) o correo electrónico. La invitación incluye el código PIN, el nombre del anfitrión y la fecha y hora de la cita cuando el código PIN está activo.

¿Qué información se incluye en el correo electrónico de invitación previa al invitado?

La invitación por correo electrónico para invitados incluye el nombre del anfitrión, el horario de la visita (horario de 12 horas) y el código PIN. La zona horaria se basa en la zona horaria del sitio.

¿Cómo se notifica a los anfitriones la llegada de un huésped?

Los administradores recibirán una notificación por correo electrónico y en el navegador de los invitados que hayan invitado. Las notificaciones se envían en función de los eventos de acceso válido del invitado que accede a una puerta. Los administradores no reciben notificaciones de todos los invitados, solo de aquellos invitados a los que han enviado la invitación.

Los usuarios recibirán una notificación push y un correo electrónico de los invitados que hayan invitado. Las notificaciones se envían en función de los eventos de acceso válido del invitado que accede a una puerta.

Las notificaciones por correo electrónico de los eventos de acceso válido se envían en inglés.

¿Qué eventos de diario están disponibles para los administradores?

Los eventos de los administradores y usuarios se muestran en el diario de invitados. Cuando se crea o se elimina un invitado, se crea una entrada en el diario. Las entradas del diario tanto para los administradores como para los usuarios incluyen la creación de invitados, la eliminación de invitados y la incorporación de invitados al grupo.

¿Qué eventos están disponibles en el rastreador de eventos?

El rastreador de eventos en Brivo Access muestra los eventos de acceso válido y de acceso fallido de invitados. Hay un filtro adicional disponible para mostrar solo eventos específicos de invitados. Desde la página Eventos en Brivo Access, los administradores pueden filtrar por nombre de evento para acceso válido o fallido, hacer clic en el botón Mostrar más y seleccionar el filtro Mostrar solo eventos de invitados .

Cartas credenciales

¿Qué tipos de credenciales se admiten para los invitados con Gestión de invitados ?

Los usuarios y administradores pueden invitar a invitados y proporcionar acceso a la puerta con un código PIN de 6 dígitos. La longitud del código PIN no se puede configurar en Brivo Access. En este momento, no se permite crear invitados sin un tipo de credencial.

Compatibilidad de funciones

¿Existen restricciones para utilizar la gestión de invitados ?

Acceso compartido : la gestión de invitados actualmente no es compatible con el acceso compartido. Si el acceso compartido está habilitado en una cuenta, no se puede agregar la gestión de invitados desde el portal de socios.

Programación de grupos de dos factores : la gestión de invitados no se puede utilizar con programaciones de grupos de dos factores si se configura en Brivo Access. Los invitados solo tienen una credencial emitida a la vez y no pueden acceder a ambos lectores.

¿Se puede utilizar la gestión de huéspedes con Brivo Smart Home?

La gestión de invitados no está disponible en comunidades multifamiliares cuando se utilizan productos Brivo Smart Home o Brivo Smart Home para la solución de gestión de propiedades (PMS). Los usuarios tienen un inicio de sesión y una experiencia de invitado diferentes para Brivo Smart Home.

Un administrador puede habilitar la gestión de invitados en Brivo Access si se cumplen las siguientes condiciones en la cuenta. El cliente tiene la edición Multifamily, utiliza Brivo Smart Home y habilita la gestión de invitados en Brivo Access. Se recomienda no habilitar la gestión de invitados en Brivo Access porque Brivo Access no tiene conocimiento de todos los dispositivos Z Wave que se hayan agregado a través de Brivo Smart Home. Cuando Brivo Smart Home está en uso en una cuenta, no se debe habilitar la gestión de invitados en Access.

Compatibilidad de idiomas para notificaciones por correo electrónico

¿Qué idiomas de invitación por correo electrónico admite Guest Management ?

Guest Management admite el inglés para todas las invitaciones por correo electrónico a los huéspedes y las notificaciones por correo electrónico al anfitrión. Próximamente se admitirán otros idiomas, incluidos español, holandés, alemán, francés y sueco.

Informes

¿Qué tipos de informes están disponibles con Guest Management?

Los informes sobre los huéspedes están disponibles en el Panel de administración de huéspedes. Los administradores pueden exportar la lista de huéspedes actuales en función de un rango de fechas y exportarla como un archivo .csv. Este informe incluye el nombre del huésped, el nombre del anfitrión, la fecha y hora previstas de la visita, el estado del huésped y la fuente de la invitación (aplicación móvil o web).

Además, los informes sobre los huéspedes están disponibles en la página Informes de Brivo Access. La actividad del sitio y la actividad del usuario muestran la información de los huéspedes en el informe existente. Los huéspedes se mostrarán en la columna de usuarios, pero son distintos porque el nombre del huésped aparece con el apellido del anfitrión entre paréntesis en el informe.

Solución de problemas

¿Qué debo hacer si ciertos administradores no pueden ver ni administrar invitados en Brivo Access?

Verifique sus permisos y los grupos que administra. Es posible que deba comunicarse con su administrador principal para obtener ayuda si necesita permisos adicionales. La administración de invitados tiene permisos de administrador específicos para ver, crear, editar y eliminar invitados. Además, los administradores necesitan permisos de visualización y edición de grupos para administrar grupos con invitados.

¿Por qué los usuarios no pueden invitar invitados?

El administrador debe verificar que la función de administración de invitados esté activa en la cuenta iniciando sesión en Brivo Access y seleccionando Usuarios. Debería aparecer el menú Invitado. A continuación, verifique que la configuración Permitir invitados esté habilitada en el grupo del que el usuario es miembro. Verifique que el usuario sea miembro del grupo de invitados. Si el usuario no forma parte del grupo, no podrá invitar a invitados desde la aplicación Brivo Mobile Pass. Si el problema persiste, comuníquese con el servicio de asistencia de Brivo.

¿Cómo puede un usuario actualizar una cita de invitado existente?

Las invitaciones de invitados no se pueden editar. El usuario debe eliminar la invitación existente y enviar una actualizada.

¿No puedo agregar la función de Gestión de invitados a una cuenta?

El revendedor debe verificar que la función de acceso compartido no esté habilitada en la cuenta en el portal de socios. Si está en uso, no se puede habilitar la administración de invitados. El acceso compartido debe estar deshabilitado para habilitar la función de invitado mejorada.

Resalte información importante en un panel como este. Para editar el color o el estilo de este panel, seleccione una de las opciones del menú.

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