FAQ sur la gestion des invités

Questions fréquemment posées sur la gestion des invités

Cet article fournit des réponses aux questions fréquemment posées concernant la gestion des invités.

Tarifs et disponibilité

Comment acheter Guest Management ?

La gestion des invités peut être achetée auprès de votre revendeur ou de votre représentant commercial direct Brivo.

Où la gestion des invités est-elle disponible ?

L'invité nécessite Brivo Access et est disponible dans les pays pris en charge par Brivo, notamment les États-Unis, le Canada, l'Amérique latine et les pays de l'Union européenne.

Questions générales

La gestion des invités nécessite-t-elle un accès Brivo ?

Oui, Guest est basé sur la plateforme Brivo Access et utilise les fonctionnalités principales de la plateforme.

Guest Management est-il le même produit que Brivo Visitor ?

Non, Brivo Visitor est un kiosque séparé basé sur un abonnement qui permet à un visiteur de s'enregistrer à partir d'un iPad une fois sur place. Brivo Visitor n'inclut pas la possibilité de pré-inviter des visiteurs ou de leur donner la possibilité d'accéder aux portes.

Quelles autorisations sont requises pour qu'un administrateur puisse gérer les invités dans Brivo Access ?

Les administrateurs auront besoin de plusieurs autorisations pour gérer les invités. Les autorisations d'administrateur invité incluent Créer un invité , Supprimer un invité , Afficher un invité et Modifier un invité. Ces autorisations peuvent être ajoutées dans la page Rôles de Brivo Access.

Autorisations de groupe

Pour la gestion des invités, les autorisations Afficher les groupes et Modifier les groupes sont requises. À des fins de configuration, les administrateurs peuvent avoir besoin des autorisations Créer un groupe et Supprimer un groupe .

Autorisations du site et des utilisateurs

Pour configurer des groupes afin d'autoriser les visiteurs, les administrateurs doivent avoir accès aux fonctions Afficher les utilisateurs et Modifier les groupes d'utilisateurs . Les administrateurs doivent disposer de l'autorisation appropriée pour accéder au site.

Comment inviter un invité ?

Les administrateurs invitent des invités à l'aide de Brivo Access (Web). Un administrateur accède au menu Invité situé dans le menu de navigation de gauche sous Utilisateurs. Dans le menu Invité, l'administrateur sélectionne le bouton Ajouter un invité. La fonctionnalité Invité n'est actuellement pas disponible dans l'application mobile Brivo Access pour les administrateurs.

Les utilisateurs invitent des invités à l'aide de l'application Brivo Mobile Pass à l'aide d'un iPhone ou d'un smartphone Android. Les utilisateurs doivent être membres du groupe pour lequel le paramètre Autoriser les invités est activé pour inviter des invités. Depuis l'écran d'accueil de l'application Brivo Mobile Pass, l'icône d'invitation d'invité s'affiche en haut à droite du menu. L'utilisateur sélectionne l'icône Inviter un invité pour démarrer le processus d'invitation.

Qui peut gérer les invités ?

Les administrateurs disposant des autorisations appropriées peuvent afficher et supprimer les invités actifs à partir du tableau de bord de gestion des invités dans Brivo Access. Les administrateurs peuvent afficher et supprimer tout invité, qu'il soit créé par un utilisateur ou un autre administrateur.

Les utilisateurs ne peuvent supprimer que leurs propres invités actifs à l'aide de l'application Brivo Mobile Pass.

Une fois qu'un invité est supprimé par un administrateur ou un utilisateur, l'invité est supprimé du système et le code PIN d'identification est libéré. Les invités existants ne peuvent pas être modifiés.

Comment supprimer des invités ?

Les administrateurs disposant des autorisations appropriées peuvent supprimer des invités à partir du tableau de bord des invités dans Brivo Access. Un administrateur disposant des autorisations appropriées accède à la page Invité dans Brivo Access. L'administrateur sélectionne Utilisateurs, puis Invité dans la navigation de gauche. À partir de la page Invités, l'administrateur localise l'invité, sélectionne Afficher pour ouvrir les détails de l'invité. À partir des détails de l'invité, l'administrateur peut supprimer n'importe quel invité, y compris les invités invités par d'autres utilisateurs.

Les utilisateurs ne peuvent supprimer que les invités qu'ils ont eux-mêmes invités. Pour supprimer des invités, l'utilisateur ouvre l'application Brivo Mobile Pass sur son smartphone et sélectionne l'icône d'invitation d'invité. Une fois sélectionné, l'utilisateur accède à la page Mes invités . Mes invités affiche tous les invités actifs que l'utilisateur a créés. Pour supprimer un invité, l'utilisateur sélectionne un invité sur la page et sélectionne le bouton Supprimer l'invité .

Comment les invités reçoivent-ils leur pré-invitation de la part de l'administrateur ou de l'utilisateur ?

Les invités créés par un administrateur à l'aide de Brivo Access (Web) recevront une invitation par e-mail contenant le code PIN, le nom de l'hôte, ainsi que la date et l'heure du rendez-vous lorsque le code PIN est actif. Les administrateurs n'ont pas accès au code PIN pour le consulter.

Les invités créés par un utilisateur utilisant le Brivo Mobile Pass (application) recevront une invitation partagée depuis le smartphone de l'utilisateur. Les utilisateurs peuvent partager le code PIN à l'aide des options de partage du smartphone par SMS ou par e-mail. L'invitation comprend le code PIN, le nom de l'hôte et la date et l'heure du rendez-vous lorsque le code PIN est actif.

Quelles informations sont incluses dans l’e-mail de pré-invitation de l’invité ?

L'invitation par e-mail pour les invités comprend le nom de l'hôte, l'horaire de la visite (12 heures) et le code PIN. Le fuseau horaire est basé sur le fuseau horaire du site.

Comment les hôtes sont-ils informés de l'arrivée d'un invité ?

Les administrateurs recevront une notification par navigateur et par e-mail pour les invités qu'ils ont invités. Les notifications sont envoyées en fonction des événements d'accès valides de l'invité accédant à une porte. Les administrateurs ne reçoivent pas de notifications pour tous les invités, mais uniquement pour les invités pour lesquels ils ont lancé l'invitation.

Les utilisateurs recevront une notification push et un e-mail pour les invités qu'ils ont invités. Les notifications sont envoyées en fonction des événements d'accès valides de l'invité accédant à une porte.

Les notifications par e-mail pour les événements d'accès valide sont envoyées en anglais.

Quels événements du Journal sont disponibles pour les administrateurs ?

Les événements pour les administrateurs et les utilisateurs sont affichés dans le journal des invités. Lorsqu'un invité est créé ou supprimé, une entrée de journal est créée. Les entrées de journal pour les administrateurs et les utilisateurs incluent la création d'invités, la suppression d'invités et l'ajout d'invités au groupe

Quels événements sont disponibles dans le suivi des événements ?

Le suivi des événements dans Brivo Access affiche les événements d'accès valides et d'accès échoués des invités. Un filtre supplémentaire est disponible pour afficher uniquement les événements spécifiques aux invités. À partir de la page Événements dans Brivo Access, les administrateurs peuvent filtrer le nom de l'événement pour un accès valide ou échoué, cliquer sur le bouton Afficher plus et sélectionner le filtre Afficher uniquement les événements invités .

Informations d'identification

Quels types d'informations d'identification sont pris en charge pour les invités avec la gestion des invités ?

Les utilisateurs et les administrateurs peuvent inviter des invités et fournir un accès à la porte avec un code PIN à 6 chiffres. La longueur du code PIN ne peut pas être configurée dans Brivo Access. La création d'invités sans type d'identifiant n'est pas prise en charge pour le moment.

Compatibilité des fonctionnalités

Existe-t-il des restrictions à l’utilisation de la gestion des invités ?

Accès partagé - La gestion des invités n'est actuellement pas compatible avec l'accès partagé. Si l'accès partagé est activé sur un compte, la gestion des invités ne peut pas être ajoutée à partir du portail partenaire.

Horaires de groupe à deux facteurs - La gestion des invités ne peut pas être utilisée avec les horaires de groupe à deux facteurs s'ils sont configurés dans Brivo Access. Les invités ne disposent que d'un seul identifiant émis à la fois et ne peuvent pas accéder aux deux lecteurs.

La gestion des invités peut-elle être utilisée avec Brivo Smart Home ?

La gestion des invités n'est pas disponible dans les communautés multifamiliales lorsque les produits Brivo Smart Home ou l'utilisation de Brivo Smart Home pour la solution de gestion immobilière (PMS) passent par là. Les utilisateurs ont une connexion et une expérience d'invité différentes pour Brivo Smart Home.

Un administrateur peut activer la gestion des invités dans Brivo Access si les conditions suivantes existent sur le compte. Le client dispose de l'édition Multifamily, utilise Brivo Smart Home et active la gestion des invités dans Brivo Access. Il est recommandé de ne pas activer la gestion des invités dans Brivo Access, car Brivo Access n'a pas connaissance de tous les appareils Z Wave qui peuvent avoir été ajoutés via Brivo Smart Home. Lorsque Brivo Smart Home est utilisé sur un compte, la gestion des invités dans Access ne doit pas être activée.

Prise en charge des langues de notification par courrier électronique

Quelles langues d'invitation par e-mail sont prises en charge par la gestion des invités ?

La gestion des invités prend en charge l'anglais pour toutes les invitations par e-mail des invités et les notifications par e-mail de l'hôte. D'autres langues prises en charge seront bientôt disponibles, notamment l'espagnol, le néerlandais, l'allemand, le français et le suédois

Rapports

Quel type de rapport est disponible avec la gestion des invités ?

Les rapports sur les invités sont disponibles à partir du tableau de bord de gestion des invités. Les administrateurs peuvent exporter la liste des invités actuels en fonction d'une plage de dates et l'exporter sous forme de fichier .csv. Ce rapport comprend le nom de l'invité, le nom de l'hôte, la date/heure prévue de la visite, le statut de l'invité et la source de l'invitation (application mobile ou Web)

De plus, les rapports sur les invités sont disponibles à partir de la page Rapports dans Brivo Access. L'activité du site et l'activité de l'utilisateur affichent les informations sur les invités dans le rapport existant. Les invités s'affichent dans la colonne des utilisateurs, mais sont distincts car le nom de l'invité s'affiche avec le nom de famille de l'hôte entre parenthèses dans le rapport.

Dépannage

Que dois-je faire si certains administrateurs ne peuvent pas afficher ou gérer les invités dans Brivo Access ?

Vérifiez vos autorisations et les groupes que vous gérez. Vous devrez peut-être contacter votre administrateur principal pour obtenir de l'aide si des autorisations supplémentaires sont requises. La gestion des invités dispose d'autorisations d'administrateur spécifiques pour afficher, créer, modifier et supprimer des invités. De plus, les administrateurs doivent disposer d'autorisations d'affichage et de modification de groupe pour gérer les groupes avec des invités.

Pourquoi les utilisateurs ne peuvent-ils pas inviter des invités ?

L'administrateur doit vérifier que la fonctionnalité de gestion des invités est active sur le compte en se connectant à Brivo Access, puis en sélectionnant Utilisateurs. Le menu Invité doit s'afficher. Ensuite, vérifiez que le paramètre Autoriser les invités est activé sur le groupe dont l'utilisateur est membre. Vérifiez que l'utilisateur est membre du groupe d'invités. Si l'utilisateur ne fait pas partie du groupe, il ne pourra pas inviter d'invités depuis l'application Brivo Mobile Pass. Si le problème persiste, veuillez contacter le support Brivo.

Comment un utilisateur peut-il mettre à jour un rendez-vous invité existant ?

Les invitations des invités ne peuvent pas être modifiées. L'utilisateur doit supprimer l'invitation existante et envoyer une invitation mise à jour.

Je ne peux pas ajouter la fonctionnalité de gestion des invités à un compte ?

Le revendeur doit vérifier que la fonctionnalité Accès partagé n'est pas activée sur le compte dans le portail partenaire. Si elle est utilisée, la gestion des invités ne peut pas être activée. L'accès partagé doit être désactivé pour activer l'accès invité amélioré.

Mettez en évidence les informations importantes dans un panneau comme celui-ci. Pour modifier la couleur ou le style de ce panneau, sélectionnez l'une des options du menu.

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